MEMORANDOS

SON COMUNICACIONES ESCRITAS QUE SE UTILIZAN Para transmitir información, orientaciones incautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y la line de coordinación jerárquica de la organización.

CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

-          Utilizan los formatos utilizados en los manuales de cada organización;

-          Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortes y en modo impersonal o en primera persona del plural;

-          Distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y

-          Tratar preferible mente un solo tema por memorando;

UTILIZACION DEL MEMORANDO

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

-          Informar sobre un hecho breve;

-          Expresar necesidades;

-          Hacer requerimientos;

-          Regular o aclarar una situación;

-          Dar respuesta a una comunicación recibida;

-          Reiterar información , requerimiento o solicitud;

-          Impugnar o corregir una situación;

-          Confirmar eventos ocurridos o pendientes;

-          Solicitar o remitir información, documentos u objetivos;

-          Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y hacer llamodos de atención, entre otros.

  

CIRCULARES

Comunicaciones escritas de interés común con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externa mente.

CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer la información de carácter general. La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, los productos o servicios, entre otros.

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

-tratar un solo tema;

-iniciar y finalizar el texto con una clase de cortesía;

-redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

-usar en tratamientos respetuoso y cortes;

-emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

-utilizar los formatos normalizados en el manual de procesamiento de cada organización, y .

-distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

CLASE DE CIRCULARES

7.2.1. LA CIRCULAR GENERAL se dirige a un grupo específico de personas.

7.2.2. La carta circular es tal dirigida en forma circular en forma personalizada.

7.3. PARTES

7.3.1. ENCABEZADO

De cero a una interlinea libre de la zona uno se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada con el cosecutivo que la identifica, si se requiere.

7.3.2. CODIGO

Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del encabezado. Véase el numeral 4.5.2.

7.3.3 lugar de origen y fe3cha de elaboración

Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del código. Véase en el numeral 4.5.3. 

7.3.4 ENCABEZAMIENTO Y DESTINATORIOS

De dos a tres interlineas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, se guía del grupo destinatario de la circular y su ubicación de acuerdo con el estilo utilizado.

En el caso de la carta circular se utiliza la misma escritura para la elaboración de la carta; únicamente cambia los datos del destinatario.

La preposición para no va seguida de dos puntos (:); en  el caso de la carta circular, no se debería utilizar.

EJEMPLO 1            Estilo bloque

PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES

EJEMPLO 2           Estilo bloque extremo

PARA COORDINADORES AREAS DE SISTEMAS, LOGISTICA Y JURIDICA

EJEMPLO 3           Estilo bloque extremo 

PARA PROVEEDORES

7.3.5  ASUNTO

Se escribe a dos interlineas libres de los datos del destinatarios contra el margen izquierdo.

7.3.6  SALUDO

Se incluye en el inicio del texto. Véase el Anexo A (informativo).

7.3.7  TEXTO

Se inicia de dos a tres interlineas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una alinea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

7.3.8 DESPEDIDA

Se escribe de una o dos interlineas libre del texto. Véase el Anexo A(Informativo).

7.3.9   REMITES Y FIRMAS RESPONSABLES

Véase el  numeral 4.5.8

ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación especifica. Son documentos que adquieren valor administrativo legal jurídico e histórico desde el momento de su creación.

DE ACUERDO CON LA IMPORTANCIA O CARATERISTICAS ESPECIFICAS  DEL ACTA